Réservation facile avec procédure de formulaire de commande

Les établissements d'enseignement et les administrations publiques travaillent parfois selon un processus d'achat, où un bon de commande doit précéder le paiement de chaque facture. Une facture n'est payée que lorsque le numéro du bon de commande est mentionné.

Ce processus prend généralement plus de temps que le délai de paiement autorisé. Ces organisations* courent le risque que Kampas ait automatiquement supprimé l'entrée avant que le processus de paiement ne soit achevé. C'est un problème que nous devons éviter ensemble.

Si vous travaillez avec un formulaire de commande, nous vous demandons de tenir compte des instructions ci-dessous :

1. Effectuez votre réservation en ligne. Après approbation, vous recevrez la première facture** et le contrat. Le contrat reflète correctement le prix total de la location et la facturation échelonnée. Sur la base de ce document - considérez-le comme une offre - le bon de commande pour le prix total de la location peut être créé. La facture déjà reçue ne contient pas encore de numéro de commande (et ne peut donc pas encore être payée).

2. Contactez-nous immédiatement à l'adresse info@kampas.be. Faites référence à la création d'un bon de commande et indiquez le numéro de dossier de la réservation créée (qui figure sur le contrat ou la facture). Nos collaborateurs prolongeront le délai de paiement de 10 à 30 jours.

3. Envoyez-nous le numéro du bon de commande dès que possible. Nous recréerons la facture précédemment émise avec le numéro demandé comme référence. Vous recevrez la facture mise à jour (avec le délai de paiement prolongé).

4. Payez la facture avec le numéro de bon de commande dans le délai imparti. Toutes les factures ultérieures porteront le même numéro de commande.

*Tous les documents - y compris les factures - sont créés avec les données du groupe. Lorsque vous créez votre groupe (c'est-à-dire votre établissement d'enseignement ou votre service public) dans Kampas, tenez immédiatement compte des détails de facturation requis. Par exemple, la facture de la "Basisschool De Zon" doit-elle être adressée au groupe scolaire "De Maan" ? Préparez alors les données du groupe comme suit : De Maan - Basisschool De Zon", <adresse du groupe scolaire>.

Mentionnez également le numéro d'établissement de votre institution en tant que numéro d'entreprise. La facture sera ainsi acceptée par le service financier, mais fera également référence à l'école ou au département. Veuillez noter que tous les documents sont envoyés à l'adresse électronique du réservataire. Le réservataire doit donc transmettre les documents au service financier compétent.

**Kampas envoie les factures au format PDF. Votre organisation ne travaille qu'avec la facturation électronique ? Prenez contact avec nous.

Vous avez encore des questions ? Contactez-nous à l'adresse info@kampas.be ou au numéro 09 210 57 70.