Vlot boeken met een bestelbonprocedure

Onderwijsinstellingen en overheidsdiensten werken soms met een aankoopproces, waarbij een bestelbon vooraf dient te gaan van de betaling van elke factuur. Een factuur wordt pas betaald, wanneer het bestelbonnummer vermeld staat.

Dat proces vraagt meestal meer tijd dan de toegelaten betaaltermijn. Deze organisaties* lopen het risico dat Kampas de boeking automatisch heeft geschrapt voor de betalingsprocedure doorlopen kon worden. Dat moeten we samen voorkomen.

Werk je met een bestelbon, dan vragen we rekening te houden met onderstaande aanwijzingen:

1.      Maak je online reservatie. Na goedkeuring ontvang je de eerste factuur** en overeenkomst. De overeenkomst geeft een correcte weergave van de totale huurprijs en de gespreide facturatie. Op basis van dit document - zie het als offerte - kan de bestelbon voor de totale huurprijs aangemaakt worden. De reeds ontvangen factuur bevat nog geen bestelbonnummer (en kan dus nog niet betaald worden).

2.      Neem meteen contact met ons op via info@kampas.be. Verwijs naar de opmaak van een bestelbon en vermeld daarbij het dossiernummer van de aangemaakte boeking (te vinden op de overeenkomst of factuur). Onze medewerkers zullen de betaaltermijn verlengen van de gangbare 10 naar 30 dagen.

3.      Bezorg ons zo snel mogelijk het bestelbonnummer. Wij maken de eerder opgemaakte factuur opnieuw aan, mét het gevraagde nummer als referentie. Je ontvangt de vernieuwde factuur (met de verlengde betaaltermijn).

4.      Betaal de factuur mét bestelbonnummer binnen de termijn. Ook eventuele latere facturen zullen dat zelfde bestelbonnummer bevatten.

*Alle documenten – ook facturen - worden aangemaakt met de groepsgegevens. Hou bij de aanmaak van je groep (je onderwijsinstelling of overheidsdienst dus) in Kampas meteen rekening met de vereiste facturatiegegevens. Moet de factuur voor ‘Basisschool De Zon’ bijvoorbeeld gericht zijn aan de schoolgroep ‘De Maan’? Dan maak je de groepsgegevens op als: De Maan – Basisschool De Zon, <adres van de schoolgroep>.

Vermeld bovendien het vestigingsnummer van je instelling als ondernemingsnummer. De factuur zal zo aanvaard worden door de financiële dienst, maar verwijst ook naar de school of dienst. Opgelet, alle documenten worden verstuurd naar het mailadres van de boeker. De boeker moet de documenten dus doorsturen aan de bevoegde financiële dienst.

**Kampas verstuurt facturen in PDF. Werkt jouw organisatie enkel met e-facturatie? Neem contact met ons op.

Heb je nog vragen? Contacteer ons via info@kampas.be of op 09 210 57 70.