Nieuwe verantwoordelijke voor de boekingen ... en nu?
De verantwoordelijkheid over de meerdaagse activiteiten van je vereniging of school ligt nu in jouw handen! Sommige reservaties werden door jouw voorganger gemaakt ... maar hoe krijg je alle info vlot in handen? En vooral, hoe weet de uitbating van de verblijfslocatie dat zij hun info voortaan aan jou moeten richten? In deze blogpost leggen we je stap voor stap uit hoe je de goede opvolging garandeerd, zowel voor online boekingen via Kampas hebt gemaakt als voor boekingen waarvoor de verhuur rechtstreeks via de uitbater verloopt.
Online boekingen via Kampas overdragen
Werden de reservaties van jouw voorganger aangemaakt via Kampas? Dan is er een handige manier om deze samen snel over te dragen en in jouw handen te geven. Volg deze stappen:
Stap 1: Maak een Kampas-account aan
Maak een persoonlijk account aan op Kampas. Dit is de eerste stap om toegang te krijgen tot alle details van de boekingen die online via het platform zijn aangemaakt.
Stap 2: Word lid van jouw groep op Kampas
Je moet lid worden van jouw groep op Kampas. Dit kan door in het Kampas-account te zoeken naar de groepsnaam via het menu ‘groepen’. Zodra er een lidmaatschapsaanvraag ingediend wordt, ontvangen alle andere leden van de groep een bericht om het lidmaatschap goed te keuren. Blijft reactie uit, neem dan even contact op met je voorganger (geen respons? Trek even aan de mouw van Kampas via info@kampas.be).
Stap 3: Wijzig de contactpersoon voor lopende boekingen
Nadat je lid bent geworden van de groep, kan jouw voorganger bij elke lopende reservatie de contactpersoon aanpassen. Vanaf dat moment zal jij alle communicatie over de boekingen in de mailbox ontvangen. Ook hier: onderneemt je voorganger geen actie, trek aan de zelfde Kampas-mouw.
TIP: maak van 'info@kampas.be’ een betrouwbare afzender, zodat belangrijke mails niet in de spam belanden.
Boekingen waarbij rechtstreeks via de uitbater werd geboekt
Voor boekingen waarbij het contract door de uitbater zelf is opgemaakt, verloopt de overdracht iets anders. Hier is wat je moet doen:
Neem rechtstreeks contact op met de uitbater
Ga in Kampas naar de geboekte locatie en gebruik de optie ‘contacteer uitbater’. Geef jouw gegevens door, zodat jij gekend bent als nieuwe contactpersoon voor de reservatie. Zo blijft de communicatie met de uitbater in goede handen.
Een soepele overgang
Door deze stappen te volgen, zorg je voor een naadloze overdracht van de boekingen en voorkom je misverstanden of gemiste communicatie. Op deze manier kunnen de activiteiten van je vereniging zonder onderbreking doorgaan.
Vragen of problemen tijdens het proces? Aarzel niet om contact op te nemen met Kampas voor ondersteuning.